PROCESO DE COMPRAS

Diagrama BPMN del proceso de compra realizado por unidades ejecutoras dentro de la universidad de Caldas.

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción Técnica
1	Inicio / Necesidad de compra	Centro de Gastos / Solicitante	Se identifica la necesidad de adquirir un bien o servicio y se inicia el trámite solicitando el CDP ante el Ordenador del Gasto.
2	Estudio de Mercado	Centro de Gastos / Solicitante	Se solicitan al menos dos cotizaciones con las mismas especificaciones técnicas y se selecciona al proveedor que ofrece la opción más económica.
3	Registro en SGF-QUIPU	Centro de Gastos / Solicitante	Se diligencia el formato de solicitud de adquisición y se crea el registro correspondiente en el sistema financiero SGF-QUIPU para su radicación.
4	Revisión y Designación	Oficina de Contratación	Se recibe la solicitud, se revisa la viabilidad técnica y se designa a un responsable dentro de la oficina para liderar el proceso contractual.
5	Gestión Documental Inicial	Centro de Gastos / Solicitante	Tras la autorización, se recogen las firmas del Supervisor y Ordenador del Gasto, y se solicitan los documentos de representación legal al proveedor seleccionado.
6	Validación de Documentación	Oficina de Contratación	Se verifica que la solicitud firmada y los documentos del proveedor cumplan con los requisitos legales y técnicos institucionales.
◆	¿Documentación correcta?	Oficina de Contratación	Gateway Exclusivo (XOR): Si hay errores, se solicita subsanación al solicitante. Si es correcta, se procede a elaborar la Orden de Compra (ODC).
7	Formalización de ODC y Acta	Centro de Gastos / Solicitante	Se gestionan las firmas digitales de la ODC y el Acta de Inicio por parte del Supervisor, el Ordenador del Gasto y el Representante Legal del proveedor.
8	Revisión de Soportes Finales	Oficina de Contratación	Se verifican los correos de autorización de firma digital, la ODC firmada y el Acta de Inicio para garantizar la integridad del proceso.
9	Confirmación de Ejecución	Oficina de Contratación	Se emite el correo oficial confirmando que el contrato se encuentra debidamente legalizado y listo para su ejecución.
10	Fin / Contrato en Ejecución	—	El proceso termina cuando el contrato cambia a estado 'En Ejecución' y el solicitante recibe la confirmación final.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Gestión de Cotizaciones	El sistema debe permitir el cargue de al menos dos cotizaciones con las mismas características, obligando al usuario a seleccionar y justificar técnicamente la opción más económica.
Integración con SGF-QUIPU	El aplicativo debe contar con una interfaz que permita crear y sincronizar las solicitudes de adquisición directamente con el sistema financiero institucional (SGF-QUIPU).
Workflow de Revisión de Contratación	El software debe implementar una bandeja de entrada para la Oficina de Contratación que permita revisar, autorizar y designar un responsable técnico para cada proceso radicado.
Gestión Documental del Proveedor	El sistema debe permitir la carga y validación de los documentos de representación legal del proveedor, vinculándolos a la solicitud de adquisición firmada por el supervisor.
Módulo de Subsanación	El aplicativo debe permitir a la Oficina de Contratación rechazar documentación incorrecta, habilitando una bandeja de 'Corrección' para el solicitante sin anular todo el proceso.
Gestión de Firma Digital (ODC y Acta)	El sistema debe integrar flujos de firma digital para la Orden de Compra (ODC) y el Acta de Inicio, involucrando al Supervisor, Ordenador del Gasto y Representante Legal del proveedor.
Notificación de Ejecución	Una vez validados todos los documentos finales, el sistema debe emitir automáticamente el correo de confirmación de ejecución y cambiar el estado del contrato a 'En Ejecución'.